In 2018 organiseerde IGEMO een rondvraag bij zes van haar gemeenten. Eén van de centrale vragen luidde "Heeft uw gemeente het afgelopen jaar capaciteitsproblemen gehad?". Het antwoord luidde volmondig 'JA' bij alle bevraagden. Daarom richtte IGEMO een intergemeentelijke dienst op om het capaciteitsprobleem op te vangen.
Capaciteitsprobleem bij dienst omgeving
Het capaciteitsprobleem werd vooral gesignaleerd binnen de dienst omgeving (toen nog stedenbouw). De oorzaak van de workload ligt bij een combinatie van factoren: langdurig zieke collega's, zwangerschapsverloven en verloop van personeel zorgen soms voor een hoge druk op de omgevingsdienst.
De omgevingsdienst van IGEMO
Om antwoord te bieden op het capaciteitsprobleem van gemeenten, richtte IGEMO de intergemeentelijke omgevingsdienst op. Gemeenten kunnen via een raamcontract beroep doen op deze dienst tijdens drukke piekmomenten of bij tijdelijke afwezigheid van collega's.
Concreet stelt IGEMO haar deskundigen Omgeving ter beschikking om de gemeente tijdelijk te ondersteunen op juridisch, technisch en administratief vlak. De deskundigen van IGEMO versterken de omgevingsdienst ter plaatse volgens de afgesproken tijdstippen en periode.
Enkele mogelijke taken die de deskundigen kunnen uitvoeren:
- Het behandelen van omgevingsvergunningsaanvragen (zowel volledig verklaren als adviseren);
- Het opvolgen van het vergunningenregister/grondeninformatieregister van OVAM;
- Het juridisch en/of technisch bijstaan van de dienst omgeving bij alle stedenbouwkundige vragen;
- Het administratief behandelen van notarisbrieven;
- Het administratief opvolgen van ruimtelijke uitvoeringsplannen;
- Het technisch en/of juridisch adviseren van de gemeente bij de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen en stedenbouwkundige verordeningen;
- Het uitvoeren van GIS-taken zoals het actualiseren van het Register Onbebouwde Percelen en het digitaliseren van plannen voor het DSI-platform;
- ...
Een flexibele overeenkomst
Wanneer een collega wegvalt, moet vervanging snel en efficiënt voorhanden zijn. Het raamcontract met de intergemeentelijke omgevingsdienst werd daarom flexibel opgemaakt en moet slechts eenmaal goedgekeurd worden op de gemeenteraad. Zo kan de omgevingsdienst nadien sneller een antwoord bieden op ad hoc vragen van de gemeente.
Bij aanvang van de raamovereenkomst stort de gemeente een bedrag op een projectrekening bij IGEMO. Afhankelijk van het beschikbare bedrag, kunnen de deskundigen bij IGEMO x-aantal tijd ingeschakeld worden bij de gemeente. Bij aanvang van elk jaar (of bij een bedrag lager dan 1.000 €), verzoekt IGEMO de gemeente om de projectrekening aan te zuiveren. Hierdoor is het niet langer noodzakelijk om een individuele bestelbon op te maken per aanvraag.
Eerste ervaring bij Puurs-Sint-Amands
Puurs-Sint-Amands is de eerste gemeente die beroep doet op de splinternieuwe intergemeentelijk omgevingsdienst. Sinds april 2019 biedt IGEMO structurele ondersteuning om een achterstand inzake notarisbrieven en volledigheids- en ontvankelijkheidsverklaringen bij te werken.
Ook een IGEMO-expert in huis?
Heeft jouw gemeente ook een capaciteitsprobleem binnen de dienst omgeving? Dan kan je beroep doen op de intergemeentelijke omgevingsdienst. Bij interesse, neem zeker contact op met: werner.vanhoof@igemo.be.